Nachweisgesetz

Das Nachweisgesetz (NachwG) gilt in seiner neuen Fassung seit August 2022. Ziel der Gesetzesänderung ist es, transparente und verlässliche Arbeitsbedingungen für Arbeitnehmer zu schaffen, indem dem Arbeitgeber eine umfassende Informations- und Dokumentationspflichten auferlegt wurde.

Von der Gesetzesänderung sind neben neu entstehenden Arbeitsverhältnissen auch bereits bestehende Arbeitsverhältnisse einbegriffen.

Durch die Gesetzesänderung wurde der Umfang der dem Arbeitnehmer bekanntzugebenden wesentlichen Vertragsbedingungen über das Arbeitsverhältnis, sowie die dabei einzuhaltenden Nachweisfristen angepasst. Daneben bestehen nach der Neuerung empfindliche Sanktionsmöglichkeiten der Aufsichtsbehörden bei arbeitgeberseitigen Verstößen gegen dessen gesetzliche Verpflichtungen.

Als wesentlichen Vertragsbedingungen für Arbeitsverhältnisse gelten ab dem 01.08.2022 die in §2 Abs. 1 Satz 2 NachwG genannten Pflichtangaben. Diese sind schriftlich niederzulegen. Bisher ungeregelt ist der Umfang und Detaillierungsgrad der Pflichtangaben.

Zudem sind zusätzliche Mindestanforderungen beigefügt worden, insbesondere sind bei einer nicht nur kurzfristige Auslandstätigkeit des Arbeitnehmers nach § 2 Abs. 2 und 3 NachwG vorgesehen. Bei Auslandstätigkeiten mit einem Auslandsaufenthalt von mehr als 4 Wochen ist vor Abreise eine schriftliche Niederschrift auszuhändigen.

Der deutsche Gesetzgeber hält weiterhin an der Schriftform fest. Der Nachweis ist somit auf Papier niederzulegen und arbeitgeberseitig im Original zu unterzeichnen ist. Die elektronische oder gar mündliche Form ist für den Nachweis ausgeschlossen.

Dies betrifft allerdings nur die Dokumentations- und Nachweispflichten des Arbeitgebers nach dem NachwG. Arbeitsverträge können weiterhin mündlich oder in Textform abgeschlossen werden. Der Nachweis über die Arbeitsbedingungen ist wie bisher von dem eigentlichen Arbeitsvertrag zu unterscheiden. Der Nachweis nach dem NachwG ist lediglich ein Überblick über die bereits geltenden arbeitsvertraglichen Bedingungen und keine Änderung des Arbeitsvertrages. Daher ist Vorsicht geboten, wenn der Arbeitgeber mit Verweis auf die Neuregelung im NachwG die Inhalte des Arbeitsvertrages ändern möchte. Dies ist grundsätzlich nur im beidseitigen Einvernehmen oder, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, mittels Änderungskündigung möglich.

Das NachwG betrifft jeden Arbeitnehmer, auch kurzfristige oder geringfügig Beschäftigte (z.B. Aushilfe oder Minijobber). Entscheidend ist lediglich, ob es sich um ein neues oder ein bereits bestehendes Arbeitsverhältnis handelt.

Bereits vor dem 01.08.2022 beschäftigten Arbeitnehmer können von ihrem Arbeitgeber verlangen, dass sie über die wesentlichen Arbeitsbedingungen schriftlich unterrichtet werden. Dort sind ebenfalls Fristen vom Arbeitgeber einzuhalten. Die werden durch die oben genannten ersetzt.
Eine bestimmte Form für die Aufforderung des Arbeitnehmers ist gesetzlich nicht vorgesehen. Allerdings sollte die Aufforderung zur besseren Nachweisbarkeit jedenfalls in Textform (z.B. via E-Mail) erfolgen.

Soweit eine früher ausgestellte Niederschrift oder ein schriftlicher Arbeitsvertrag die erforderlichen Angaben bereits enthält, entfällt die Nachweispflicht des Arbeitgebers. Der Arbeitgeber kann die erforderlichen Angaben also auch in einem Dokument im Rahmen der ersten Stufe oder früher (z.B. im Rahmen des Arbeitsvertrages) mitteilen.
Eines erneuten Vertragsabschlusses, eines schriftlichen Arbeitsvertrages bedarf es nicht. Der Arbeitgeber muss Auskunft über bestimmte wesentliche Vertragsbedingungen zu dem bereits bestehenden Arbeitsverhältnis geben.

Eine Änderung der wesentlichen Vertragsbedingungen ist dem Arbeitnehmer zudem spätestens an dem Tag, an dem sie wirksam wird, schriftlich mitzuteilen. Davon ausgenommen sind Änderungen gesetzlicher Vorschriften, Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen.
Ab dem 01.08.2022 werden Verstöße gegen die Dokumentations- und Nachweispflichten als Ordnungswidrigkeit behandelt und können je Verstoß mit einem Bußgeld von bis zu 2.000 € geahndet werden.

Das neue NachwG bietet für viele Arbeitnehmer die Möglichkeit, transparente und verlässliche Arbeitsbedingungen zu erhalten. Außerdem besteht die erweiterte Möglichkeit, schriftliche Auskunft über wesentliche Vertragsbedingungen zu erhalten. Auch ohne Aufforderung des Arbeitnehmers sind bei Neueinstellungen ab dem 01.08.2022 die neuen Nachweispflichten stets mitzuteilen. Dennoch gibt der vom Arbeitgeber verfasste Nachweis lediglich die Auffassung des Arbeitgebers wieder. Sollten sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer nicht über die geltenden Arbeitsbedingungen einig sein, muss geklärt werden, was konkret Inhalt des Arbeitsvertrages ist.