28.06.2023 Arbeitsrecht: Nachweisgesetz und Arbeits-Bedingungen: Wie sind Arbeitnehmer zu informieren?

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Das Nachweisgesetz gibt vor, wie Arbeitgeber ihre Arbeitnehmer über geltende Arbeits-Bedingungen informieren müssen. Im Falle einer Neueinstellung haben Arbeitgeber ihre zukünftigen Mitarbeiter nun schriftlich über die Arbeits-Bedingungen zu informieren. Notwendig dafür ist allerdings nicht, dass dies zwingend im Arbeitsvertrag geschehen muss.

Nachweisgesetz - Worum geht es?

Das Nachweisgesetz trat am 01.08.2022 in Kraft. Dieses folgt aus der europäischen Richtlinie hinsichtlich transparenter und vorhersehbarer Arbeits-Bedingungen aus dem Jahre 2019. Zwingend erforderlich war, dass die Mitgliedsstaaten diese Richtlinie bis 31.07.2022 umsetzen. Nach der Überarbeitung gibt es nun neue Anforderungen bezüglich der Information um Arbeits-Bedingungen.

Nachweisgesetz bereits seit 1995

Eingeführt wurde das Nachweisgesetz bereits im Jahre 1995. Zwar war dies weitgehend unbekannt, aber auch nach bisheriger Rechtslage hatten Arbeitnehmer einen Anspruch, auf Anforderung einen schriftlichen Nachweis über die geltenden Arbeits-Bedingungen zu erhalten. Seit der Reform im Jahre 2022 wurde die Liste der Regelungs-Gegenstände erweitert, die in einem solchen Nachweis enthalten sein müssen. Ferner besteht eine solche Nachweispflicht auch ohne die Anforderung des Arbeitnehmers.

Welche Arbeits-Bedingungen bedürfen eines Nachweises?

Im § 1 NachwG sind alle Arbeits-Bedingungen, die eines Nachweises bedürfen, aufgelistet:

Name und Anschrift von Arbeitgeber sowie Arbeitnehmer
Beginn des Arbeits-Verhältnisses
Im Falle einer Befristung: Dauer des Arbeitsverhältnisses
Arbeitsort
Beschreibung der Tätigkeit
Arbeitszeit
Kündigungsfristen
Anspruch auf Jahresurlaub
Hinweise auf Tarifverträge oder Betriebs-Vereinbarungen

Folgende Punkte kamen noch im August 2022 hinzu:

Im Falle eines befristeten Arbeitsvertrages: Enddatum
Sofern zutreffend: Option zur freien Wahl des Arbeitsortes
Dauer der Probezeit
Ruhepausen
Entlohnung von Überstunden sowie sämtliche Entgelt-Bestandteile, deren Fälligkeit und Art der Auszahlung
Im Falle von Schichtarbeit: Angaben zum System sowie Rhythmus
Ansprüche auf Fortbildungen
Im Falle von betrieblicher Altersvorsorge: Name und Anschrift des Versorgungsträgers

Erforderlich ist lediglich die Auflistung der Punkte, die auch das Arbeitsverhältnis betrifft. Sofern ein Arbeitsverhältnis unbefristet gilt, muss dieser Aspekt auch nicht erwähnt werden. Aus dieser Auflistung folgt auch nicht die Pflicht zur schriftlichen Festhaltung aller Arbeitsverträge. Weiterhin fällt ein Arbeitsvertrag unter Formfreiheit. Arbeitet eine Person gegen Entgelt, liegt ein Arbeitsvertrag vor, auch wenn die Vertragsparteien dies nicht schriftlich festgehalten haben. Es gibt jedoch einen Unterschied zwischen dem Nachweis zu den Arbeits-Bedingungen und dem Arbeitsvertrag. Der Nachweis ist eine schriftliche Auskunft bezüglich der Arbeits-Bedingungen, die über den Arbeitsvertrag hinausgehen. Er ist kein Vertrag. Daher ist der Nachweis auch nur vom Arbeitgeber, nicht aber vom Arbeitnehmer zu unterzeichnen.

Änderung des Arbeitsvertrages?

Für Arbeitsverträge vor dem 01.08.2022 gilt: Ein Nachweis hat nur zu erfolgen, wenn der Arbeitnehmer den Arbeitgeber dazu auffordert.

Für Arbeitsverträge nach dem 01.08.2022 gilt: Eine Änderung ist nicht zwingend notwendig. Eine schriftliche Auflistung der Nachweispflichten reicht aus. Aufgrund der Nachweispflicht extra den Arbeitsvertrag zu modifizieren, ist nicht empfehlenswert. Häufig führt dies bei Arbeitnehmern zu großer Unsicherheit.

Seit dem 01.08.2022 ist die Nachweispflicht auch ohne Aufforderung des Arbeitnehmers vorzunehmen. Es reicht, wenn der Arbeitgeber eine schriftliche Zusammenstellung der Bedingungen anfertigt, diese unterzeichnet und fristgerecht aushändigt. Der Arbeitsvertrag hat nicht zwingend schriftlich zu erfolgen, ist jedoch empfehlenswert.

Fristen des Nachweisgesetzes

Das Nachweisgesetzt sieht zwei Fristen vor, bis denen die Informationen dem Mitarbeiter vorzuliegen haben:

Am ersten Arbeitstag:

Name, Anschrift der Vertragsparteien
Lohn
Arbeitszeit

Spätestens am 7. Kalendertag:

Datum Beginn
Befristung, falls zutreffend
Beschreibung Tätigkeit
Dauer Probezeit

Weitere Angaben des Nachweisgesetzes sind auch noch bis zu einem Monat nach dem ersten Arbeitstag möglich. Bei Arbeits-Verhältnissen hingegen, die bereits vor dem 01.08.2022 bestanden haben, hat der Arbeitgeber eine solche Nachweispflicht nur auf Nachfrage des Arbeitnehmers. Name, Anschrift der Vertragsparteien, Arbeitszeit- und Lohnangaben haben spätestens am 7. Kalendertag nach Verlangen zu erfolgen.

Nachweis in schriftlicher oder elektronischer Form?

Die Bedingungen können auf mehrere Schriftstücke aufgeteilt werden. Ein Nachweis in elektronischer Form ist nicht möglich. Liegt ein schriftlicher Arbeitsvertrag vor und erhält nicht alle zwingenden Angaben? Dann ist es ausreichend, den Arbeitnehmer schriftlich über die weiteren Arbeits-Bedingungen zu unterrichten.

Nichterfüllen der Nachweispflicht

Dem Arbeitnehmer liegt kein Nachweis vor? Das hat keinerlei Auswirkungen auf die Wirksamkeit des Arbeitsvertrages. Allerdings sieht die überarbeitete Neufassung des Nachweisgesetzes eine Klausel für eine Bußgeldvorschrift vor: § 4 NachwG. Ordnungswidrig handelt, wer einen erforderlichen Nachweis nicht oder nicht richtig aushändigt. Es besteht die Möglichkeit, dass die Ordnungswidrigkeit durch eine Geldstrafe von bis zu 2.000 Euro sanktioniert wird.